Automatizar WhatsApp no significa reemplazar a tu equipo: significa que las preguntas repetidas se respondan solas, a cualquier hora, y que tu equipo reciba las conversaciones que sí necesitan una persona con los datos ya ordenados.
En resumen:
- Hay tres niveles: las herramientas gratuitas de la app, un chatbot con flujos fijos y un asistente con inteligencia artificial.
- Para usar IA en tu número necesitas pasar por la plataforma de WhatsApp Business de Meta, normalmente a través de un proveedor. Con la coexistencia puedes seguir usando la app con el mismo número.
- Lo que define el resultado no es la herramienta sino la información que le das: precios, horarios, políticas y cuándo pasarte la conversación.
Los tres niveles de automatización
| Nivel | Qué hace | Costo | Límite |
|---|---|---|---|
| App de WhatsApp Business | Mensaje de bienvenida, de ausencia, respuestas rápidas y etiquetas | Gratis | Alguien tiene que responder cada consulta |
| Chatbot con flujos | Menús de opciones y respuestas fijas | Mensualidad del proveedor más lo que cobra Meta | No entiende lo que se sale del menú |
| Asistente con IA | Entiende lo que escribe el cliente y responde con tu información | Mensualidad del proveedor más lo que cobra Meta | Hay que configurarlo bien para que no invente |
La diferencia entre los dos últimos está explicada en chatbot con menú o agente con IA.
Qué necesitas
- Un número de WhatsApp Business. Puede ser el que ya usas: con la coexistencia sigues usando la app mientras el asistente responde por el mismo número. También puedes usar un número nuevo, solo para el asistente.
- Una cuenta de Facebook y un portafolio comercial de Meta con los datos de tu negocio.
- Un medio de pago en tu cuenta de Meta, porque Meta cobra algunos mensajes aparte. Lo detalla la guía de cuánto cuesta la API de WhatsApp Business en Perú.
- Un proveedor que conecte tu número con la plataforma de Meta y con el asistente.
Siete pasos para hacerlo bien
- Anota durante una semana qué te preguntan. Casi siempre son diez o quince preguntas que se repiten: precios, horarios, ubicación, delivery, formas de pago.
- Reúne la información en un solo lugar: lista de precios, horarios y sedes, políticas de pago y cancelación, y los datos que necesitas para cotizar o agendar.
- Define cuándo debe intervenir una persona: cuando el cliente quiere comprar o reservar, cuando se queja, cuando pide algo fuera de lo normal o cuando hay una urgencia.
- Elige el proveedor. Pregunta con qué información responde, qué hace cuando no sabe, cómo tomas tú la conversación, cuánto cuesta en soles y quién cobra los mensajes de Meta.
- Configura y prueba con casos reales. Escríbele como lo haría un cliente difícil: preguntas incompletas, cambios de opinión, faltas de ortografía.
- Conecta tu número y avisa a tu equipo cómo se toma una conversación y cómo se devuelve al asistente.
- Revisa las conversaciones la primera semana y ajusta lo que el asistente no supo responder.
Lo que conviene no automatizar
- Las quejas y los reclamos: el cliente quiere una persona.
- Las urgencias de salud: el asistente debe indicar acudir a emergencias y avisarte, nunca diagnosticar.
- Las negociaciones de precio, descuentos especiales y pagos fraccionados.
- Cualquier dato que no esté escrito: un asistente que inventa precios hace más daño que uno que dice "lo confirma mi equipo".
Cómo lo hace Axialab
- Creas tu cuenta y eliges la plantilla de tu rubro: clínica, restaurante, inmobiliaria, academia, tienda o servicios.
- Completas tus precios, horarios y políticas, y subes tus documentos o tu catálogo.
- Lo pruebas desde tu celular con el número de pruebas de Axialab, también en la prueba gratis de 14 días.
- Con un plan pagado conectas tu WhatsApp en unos 10 minutos, sin dejar tu app de WhatsApp Business.
El paso a paso de la conexión está en la guía de ayuda para conectar WhatsApp. Para verlo con tus datos, arma una demo con tu negocio.